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TD 内容简介五 现场档案管理要求 销售部设立专用档案柜,分类存放文档案,由客服部统一保管,并对合同档案的安全负责。 每期开盘前,客服部应提前准备齐全网上签约合同、附件及《购房合同》等所需相关材料。 档案应在首页编排目录表,便于查阅,卷内相关材料应按要求顺序依次排列并编号,档案卷皮、目录和档案盒、袋的样式、及档案盒标签规格实行统一制作标准。 严格执行档案进出库登记制度,建立健全登记手续。 严禁私自涂改、勾画、伪造档案、文本合同中内容及格式;严禁损毁、丢失或擅自销毁档案;严禁擅自向外界提供、摘抄档案,卷面与材料不得拆散,不得随意增加或抽出材料。 归档的文件、材料、份数以及每份合同的页数均应齐全、完整、无误。 档案收档后,将相关信息导入电子台帐,以便随时掌握、流转。电子台帐管理员应严格按照相关制度,对档案的去向进行跟踪统计,对于超过规定时间未归还档案的人员要进行催收,并及时向相关部门通报,否则按公司规定对责任人进行处罚。 销售代表当天未能交还合同档案,应统一交还客服部,办理交还手续,严禁任何人员携带档案离开售楼处。档案交还时,经档案管理员核查无误后,方可办理交还手续。 档案管理应坚持“安全防范,科学管理,利用方便”的原则。应具有防火、防盗、防潮湿、防污染等安全防护措施,确保档案的安全保管。 定期对各类档案进行检查,清点档案数量,确保档案的完整与安全。非档案工作人员不得进入档案库房。 …… (九)、合同备案程序 注:自联机签约之日起30日内持如下资料到房地局办理 首次办理应提供:开发商的营业执照、法人身份证明书复印件各一份,授权委托书原件一份;国有土地使用证原件及复印件各一份; 网上打印的合同一式四份; 网上打印的签约证明及预售登记申请书一份; 买受人身份证复印件(外地人员须暂住证或工作居住证复印件); 买受人为法人或其他组织的须提交营业执照或注册证书的复印件; 境外人员购买预售商品房的需提交涉外项目国家安全审查批准文件; 预售已被抵押的商品房还需提交抵押权人同意预售的材料。 …… 共29页。
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