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会议管理实务
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[所有分类]6、会议管理会议管理

contents
会议管理
meeting management part1：会议概述
part2：会议管理机构及会务工作原则

part3：会议准备工作 part4:会中服务工作 part5：会后处理工作
2013-1-20 2

你说我说
• 全球每天要举行数百万次的会议 你参加过一些什么样的会议？ 经理级干部和专业人员每周约花1/4的时间在开 你是否喜欢这些会议？为什么？ 会上；
中上级的经历约1周2天； 资深行政人员则多达1周4天 研究显示，除了一对一的会议，三人以上的会 议平均所占的时间最多

2013-1-20

3

公司为什么要开会？

• 为满足无聊的愿望而 开会 会议是商务活动的一个 • 为符合惯例或传统作 风而开会 重要部分，是进行工作 的一个重要工具 • 为攀比而开会 • 开展有效沟通 • 为表功而开会 • 传达资讯 • 为推却责任而开会 • 监督员工、协调矛盾 • 为逃避个别接触所可 • 达成协议与解决问题 能产生的难堪局面而 • 资源共享 开会 • 开发创意
2013-1-20

• • • •

提供信息 汇集信息 宣传政策 培育训练

4

有开会的必要吗？
• 会议的时间成本 • –时间成本＝参会人数*（准备时间+旅行时间+ 会议的成本计算
会议时间） • 会议成本=每小时平均工资的3倍×2 –直观的费用为：时间成本*与会人员平均工资

• ×开会人数×会议时间(小时) 直接成本
–场地及设施租用费+会议消耗品+食物饮料费等

• 效率损失
–因开会而损失的潜在收益（如未处理应急事故 或错失机会）
2013-1-20 5

何时不需要召开会议
• 主题是关于某个人的，最好采取一对一的方式处 理。 • 你没有时间准备。 • 另一种交流方式可能更能发挥作用或更好，例如： 一份备忘录、电子邮件或电话。 • 问题已
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